دکتر سهراب پور معاون آموزشی دانشگاه روز یک شنبه 15 مهرماه با حضور در واحد بایگانی معاونت آموزشی واقع در ساختمان مرکزی دانشگاه، از تلاش های پرسنل خدوم این واحد قدردانی کرد.

دكتر سهراب پور معاون آموزشي دانشگاه روز  يك شنبه 15  مهرماه با حضور در واحد بايگاني معاونت آموزشي واقع در ساختمان مركزي دانشگاه، از تلاش هاي پرسنل خدوم اين واحد قدرداني كرد.

به گزارش روابط عمومي معاونت آموزشي دانشگاه در راستاي استاندارد سازي فضاي فيزيكي بايگاني پرونده ­هاي آموزشي دانشجويان در سطح ستاد، ساماندهي بايگاني آموزش دانشگاه كه از سال 1395 آغاز شده بود در تابستان سال جاري به ثمر رسيد و دانشگاه علوم پزشكي تهران مجهز به بايگاني مدرن همراه با آخرين استانداردهاي روز دنيا شد.

معاون آموزشي دانشگاه در مصاحبه با روابط عمومي اظهار داشت به منظور تسهيل روند دسترسي به پرونده ­هاي دانشجويي و جلوگيري از سردرگمي دانشجويان بين بايگاني دانشكده و ستاد كليه پرونده هاي جاري سال­هاي 1390 الي 1394 به دانشكده هاي تابعه ارسال گرديد و باتوجه به ايجاد زيرساخت­ هاي لازم در دانشكده ­ها مقرر شد من بعد نيز پرونده­ هاي دانشجويي در بايگاني دانشكده­ ها ثبت و ضبط گردد.

به منظور ساماندهي پرونده­ هاي سال­هاي پيش از 1390 نيز كليه صفحات 102 هزار پرونده تحصيلي دانش آموختگان از سال 1390 يعني چيزي در حدود 4 ميليون برگ طي مدت 10 ماه اسكن گرديد و بايگاني تصويري و پرونده الكترونيك كامل و قابل استناد از اين پرونده ها ايجاد شد و در آينده نزديك با دريافت مجوزهاي لازم جهت امحاء و تكميل پرونده الكترونيك دانشجويان پرونده­ هاي فيزيكي سال­هاي مذكور امحاء خواهد شد.

وي اعلام كرد به منظور استاندارد سازي فضاي بايگاني واقع در زيرزمين ستاد مركزي دانشگاه با همكاري امور مالي دانشگاه فضاي بايگاني به صورت يك واحد يكپارچه درآمده و كليه فايل­هاي نگهداري پرونده ­ها مكانيزه شده است. مخزن دانشنامه ها و بايگاني پرونده هاي دانشجويي مجهز به سيستم اعلام حريق، دوربين مدار بسته، و كپسول آتشنشاني شده است. همچنين سيستم نورپردازي و تهويه مطبوع واحد بايگاني معاونت آموزشي دانشگاه به كلّي نوسازي شده و براي حفاظت از پرونده ها لوله كشي­ ها بازبيني و سقف كاذب نصب گرديده است. و بالاخره اين كه براي رفاه حال كاركنان واحد بايگاني پرونده ها از قسمت پرسنلي مجزا و همچين براي تكريم مراجعه كنندگان، مبلمان و اتاق انتظار در نظر گرفته شده است.

در روند بازديد به منظور بازبيني و بررسي زمان صرف شده براي دسترسي به يك پرونده، دكتر سهراب پور از همكاران حوزه بايگاني خواستند كه پرونده دوره پزشكي عمومي مربوط به ايشان را در اختيارشان قرار دهند كه اين درخواست در زماني كمتر از يك دقيقه اجابت گرديد. دكتر سهراب پور ضمن اعلام رضايت از كار انجام شده، داشتن يك بايگاني به روز و مدرن را از ضروريات دانشگاه دانست و گفت: چند ماه قبل به اتفاق رييس محترم دانشگاه از اين محل بازديد كرده بوديم. باورم نمي شود كه در اين مدت كوتاه اين قدر كار انجام شده باشد. همه چيز تميز و منظم است و شرايط كار براي پرسنل خدوم بايگاني هم بسيار بهتر از قبل شده است.

وي در ادامه از يكي ديگر از اقدامات حوزه معاونت آموزشي به منظور جلب رضايت مراجعه كنندگان و دانش­ آموختگان خبر داد. تا پيش از اين اگر دانش آموخته اي مي خواست مدارك تحصيلي خود نظير ريز نمرات تحصيلي را از دانشگاه دريافت كند، بايد به اداره پست مراجعه و فرم احراز هويت و درخواست مدارك را پر و به دانشگاه ارسال مينمود كه اين مراحل با دشواري و كاستي همراه بود. در بازنگري انجام شده در اين چرخه، بعد از جلسات كارشناسي با شركت پست تيپاكس در نهايت قرارداد با شركت مذكور منعقد گرديد. در حال حاضر دانش آموختگان دانشگاه ميتوانند به راحتي درخواست خود را براي دريافت مدارك تحصيلي بصورت آنلاين اعلام كنند تا مدارك در كمترين زمان از طريق تيپاكس به آدرس اعلام شده ايشان ارسال گردد.

 

در پايان اين بازديد، معاون آموزشي دانشگاه و مدير امور عمومي حوزه معاونت آموزشي ضمن گرفتن عكس يادگاري از زحمات اين عزيزان براي به ثمررساندن يكي از اهداف مهم معاونت آموزشي تشكر و قدرداني كردند.

 

عكس: محمدحسين رضايي

گالري عكس بازديد
گالري عكس قبل از تغييرات بايگاني
گالري عكس بعد از تغييرات